Exempel på personligt brev kundtjänst

Vad bör inkluderas i ditt personliga brev för kundtjänst?

Att erbjuda en utmärkt kundservice är av yttersta vikt för att företag ska kunna hålla sina kunder nöjda. Som kundtjänstmedarbetare spelar du en central roll i detta arbete genom att vara till hands för att assistera kunder med deras frågor, problem och klagomål. Dina ansvarsområden innefattar:

• Tillhandahålla kundinformation
• Telefonsupport
• Besvara e-postmeddelanden
• Interaktion via livechatt
• Registrering och hantering av klagomål
• Problemlösning
• Att hänvisa kunder som du inte kan hjälpa

För att utföra dessa uppgifter på ett framgångsrikt sätt krävs en stark kommunikationsförmåga och ett stort kundfokus. Du måste vara kapabel att lyssna och kommunicera väl med kunder både skriftligt och muntligt, samtidigt som du snabbt bör kunna erbjuda lämpliga lösningar på deras frågor eller problem. Dessutom är det viktigt att kunna hantera även de mest besvärliga kunderna med professionalism och att kunna prestera under press.

Dessa egenskaper bör återspegla sig tydligt i ditt personliga brev för kundtjänst. Ge konkreta exempel på hur du har använt dig av dessa färdigheter tidigare och visa din förståelse för hur viktig kundnöjdhet är för organisationens framgång.

Exempel på personligt brev för kundtjänst

Som kundtjänstmedarbetare är du en räddare i nöden för många kunder. Oavsett om det handlar om ett felaktigt levererat paket, bortglömda inloggningsuppgifter eller en retur, är det du som löser problemen. Trots att allt mer kundservice automatiseras kommer det alltid att finnas en efterfrågan på människor som kan hantera komplexa problem och erbjuda en förstklassig service.

Struktur på personligt brev för kundtjänst

Att skriva ett personligt brev för en position inom kundtjänst kräver en bra och genomtänkt struktur. Se till att ditt CV innehåller följande avsnitt:

Kontaktuppgifter

• Ange tydligt dina egna kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
• Inkludera mottagarens namn och organisationen.

Hälsning

• Hälsa på den relevanta kontaktpersonen inom företaget eller organisation.
• Adressera alltid ditt brev personligen till mottagaren.
• Om du inte vet namnet, ta initiativ och ring organisationen eller sök i platsannonsen efter kontaktpersonens namn.

Inledning

• I inledningen bör det tydligt framgå vem du är och varför du ansöker.
• Se till att du lägger tillräckligt med tid på ditt första stycke. Det ska vara originellt och engagerande, eftersom det är avgörande för om resten av ditt brev kommer att läsas.
• Syftet med det första stycket är att göra läsaren intresserad och nyfiken på resten av ditt brev. Gör ett gott första intryck direkt med en stark inledande mening.
• Berätta om dina personliga ambitioner, erfarenheter och försök att koppla dem till den organisation du söker till.

Mittstycke

• Beskriv tydligt dina kvalifikationer, erfarenheter, kompetenser och färdigheter och berätta varför de matchar den lediga tjänsten du söker.
• Ge konkreta exempel på tidigare erfarenheter och hur du har löst komplexa kundfrågor. Berätta hur du gick till väga och vad du har lärt dig av dessa erfarenheter.
• Diskutera dina mål och ambitioner inom den organisation du söker för att visa hur du kan bidra.

Avslutande stycke

• Tacka läsaren för att ha tagit sig tid att läsa ditt personliga brev.
• Uttryck ditt intresse för att träffas för en personlig intervju.

Genom att följa detta format kan du enkelt skapa ett engagerande personligt brev som ger ett positivt första intryck och väcker rekryterarens intresse.

Se till att ditt personliga brev matchar tjänsten

Har du redan skapat ett CV som är anpassat för den specifika tjänsten? Då är det dags att göra detsamma med ditt personliga brev. Genom att fördjupa dig i platsannonsen, företaget och dess verksamhet visar du att du har en djup förståelse för vad jobbet innebär och vilka utmaningar det medför.

I ditt personliga brev bör du tydligt beskriva hur dina erfarenheter, färdigheter och personliga egenskaper matchar de krav och förväntningar som ställs på kundtjänstrollen. Exempelvis kan du lyfta fram din förmåga att kommunicera effektivt, visa empati och lösa problem. Använd konkreta exempel från tidigare arbetslivserfarenheter för att visa hur du har använt dessa färdigheter för att uppnå positiva resultat.

Tips och fallgropar

För många arbetssökande är det en svår uppgift att skriva ett bra personligt brev. Det är ju trots allt inte något man gör varje dag. Här är några tips och fallgropar att ha i åtanke när du skriver ditt personliga brev.

Tänk på:

• Att göra ditt brev så relevant som möjligt genom att erbjuda exempel på hur du har hanterat komplexa kundfrågor och övervunnit hinder.
• Att göra ditt brev överblickbart. Se till att ditt personliga brev har en bra och tydlig struktur och att det inte innehåller några stavfel.
• Att nämna tekniska färdigheter. Som kundtjänstmedarbetare bör du också ha goda tekniska färdigheter. Lyft därför fram dina tekniska färdigheter, såsom arbete med CRM-system, livechattprogram och helpdeskprogram.

Undvik:

• Att skriva ett ostrukturerat brev. Gör ditt personliga brev till en "berättelse" med en tydlig röd tråd.
• Att inte nämna mål och ambitioner. Naturligtvis är dina färdigheter och kompetenser viktiga, men arbetsgivare är intresserade av vad du vill uppnå i deras organisation. Vilka är dina idéer för framtiden?
• Att överdriva. Var alltid ärlig och realistisk i dina ansökningshandlingar.

Slutsats

I den här artikeln har vi visat ett bra exempel på ett personligt brev för kundtjänstrollen. Vi har påpekat att du alltid bör anpassa det till den tjänst du söker för att ha störst chans att bli kallad till anställningsintervju.

Vi har också delat med oss av tips som du kan använda för att optimera ditt brev. Slutligen tittade vi på vanliga misstag som många sökande gör när de skriver sitt brev och hur man undviker dem. Om du behöver mer hjälp kan du kolla in våra CV-exempel.